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Politique de confidentialité des données.

 En nous communiquant vos données personnelles, vous devez avoir pris connaissance du présent document. De même, si vous nous communiquez des données personnelles relatives à une autre personne, vous êtes censé avoir discuté du contenu de notre politique de confidentialité des données avec cette personne et avoir obtenu son accord pour la transmission de ses données

Il est possible que cette note soit modifiée, par exemple en cas d’éventuels changements de services ou de la loi applicable. Par conséquent, il est conseillé de la relire régulièrement. Vous trouverez toujours la dernière version sur notre site internet.

Dernière mise jour : le 11/05/2018

1.    Responsable du traitement des données

Vos données sont traitées par KEYMOLEN AGRI SA

Pour nous contacter : Route de Bruxelles, 47 à 1430 Rebecq

Téléphone : 067/63 64 07

Adresse email :  info@keymolen-agri.com

Data protection officer : Keymolen Sophie

2.    A qui s’adresse notre politique de protection des données ?

Cette politique de confidentialité s’applique à tous nos clients (anciens ou nouveaux), à tous nos prospects, à toutes personnes dont nous avons encodé les données dans le cadre d’une vente, d’une offre, d’une location, d’un service ou qui a marqué un intérêt pour nos produits ou services.

3.    Quelles sont les catégories de données que nous traitons ?

Nous pouvons traiter les types de données suivantes, dépendant de notre relation et des informations que vous nous avez communiquées :

Personne physiques :

-          Nom et  prénom

-          Adresse postale

-          Numéro de téléphone fixe et/ou mobile

-          Adresse email

-          Numéro de TVA (si indépendant et qu’une facturation est établie avec TVA ou pour des consultations entrant dans le cadre de processus de vérifications légaux et publics tels que par exemple : banque carrefour etc.)

Personnes morales et/ou sociétés :

-          Nom commercial de l’entreprise

-          Forme juridique

-          Numéro d’entreprise et/ou numéro de TVA

-          Adresse postale

-          Numéro de téléphone fixe et/ou mobile

-          Adresse email

Personnes de contacts :

-          Nom et  prénom

-          Numéro de téléphone fixe et/ou mobile

-          Adresse email

-          Fonctions dans l’entreprise (responsable, comptable, commercial, technicien,…)

Véhicules et / ou machines :

-          Les marques, modèles, n° de châssis, n° de plaque des machines et véhicules (que nous les ayons réparés ou vendus) en possession des personnes susmentionnées (personnes physiques ou morales ou sociétés) afin d’en assurer l’historique et le suivi des réparations et/ou entretiens

-          Les informations relatives à la commande et/ou l’achat de ces machines et/ou véhicules

-          Le type de réparations et/ou entretiens

-          Les dates des achats et/ou réparations

-          Les éventuels retours

-          Les dates de location, le lieu de livraison, le type de matériel loué

-          L’état du paiement, les données relatives aux paiements,…

Nous pouvons également enregistrer les réponses ou commentaires au sujet des produits achetés que nous recevons de votre part dans le cadre des enquêtes de satisfaction ou des études de marché, ou toute plainte que vous nous adressez ou à des fins d’usage interne.

Informations provenant de tiers

Nous pouvons également collecter ou recevoir des informations vous concernant via un constructeur ou fournisseur ou via des sociétés spécialisées dans le commerce de base de données externes ou encore via des données récoltées par le biais des pages professionnelles  afin de mettre vos données à jour ou de vous envoyer de la publicité personnalisée ou encore de la part d’un partenaire nous demandant une intervention vous concernant.

Vous pouvez toujours nous contacter pour savoir de quelle manière nous avons reçu vos informations personnelles. Dans la mesure du possible, nous enregistrons la date à laquelle les données personnelles nous ont été communiquées et/ou la date où des changements auraient été opérés sur ces données et leurs natures.

Pour rappel, tout consentement donné pourra être retiré à tout moment en prenant contact avec nous conformément à la procédure mentionnée dans le point « 8. Quels sont vos droits ? Comment pouvez-vous les exercer ? »

Informations reliées de manière automatique

Lorsque vous visitez notre site web ou notre boutique en ligne ; si vous êtes actif sur les réseaux sociaux ou si vous « aimez » la page de KEYMOLEN AGRI, nous pouvons enregistrer certaines informations comme vos préférences ou des cookies.

4.    Dans quel but utilisons-nous vos données personnelles et quelle est la base légale de ces traitements ?

Suivant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et ses modifications, lorsque nous collectons des données vous concernant cela est fait en vue des objectifs concrets suivants :

Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation sur la vie privée) :

•                 Si vous nous adressez une question via notre site ou via mail
•                 Pour l’envoi des newsletters auxquelles vous vous êtes inscrits ou pour gérer votre participation à nos actions commerciales ou concours

Dans le cadre de demandes d’offres ou l’exécution de votre contrat (base légale : article 6b de la règlementation sur la vie privée) :

•                 Dans le cadre de la création, l’acceptation et le suivi de votre commande / demande / achat / offre, la gestion générale de la clientèle, le service après-vente
•                 Dans le cadre de l’entretien, le dépannage et les réparations de vos véhicules / machines
•                 A des fins comptables (facturation, notes de crédit, recouvrement, la récupération ou le transfert de créance, l’établissement de bilans, l’établissement de rapports aux comptes,…)
•                 Pour la gestion des litiges et procédures judiciaires, et la protection de nos droits en général
•                Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

Afin de satisfaire aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base légale : article 6c de la règlementation vie privée) :

Nous sommes également soumis à des obligations fiscales et comptables imposant la conservation et la transmission de certaines données aux administrations comptables et fiscales.

Lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou d'une autre personne physique (base légale : article 6d de la règlementation vie privée) :

Si votre véhicule présente un défaut, afin de pouvoir vous contacter d’urgence à ce sujet.

Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de marketing. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre avec le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :

•                 Afin de vous informer de nos produits et services, éventuellement sur base de votre profil marketing
•                 Afin de centraliser, combiner et enrichir vos données à l’aide d’informations utiles provenant de partenaires externes
•                 Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

5.    Vos données personnelles peuvent-t-elles être transmises à des tiers ?

 Vos données peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants :

•                 A nos sous-traitants dans le cadre de prestations pour notre compte (exemple call centers externes, agence de publicité, prestataires informatiques, clouds, réparations, services après-vente,…) et uniquement sur base de nos instructions.
•                Aux constructeurs et fabricants des véhicules qui vous ont été vendus
•                Aux fournisseurs du matériel vendu
•                A des partenaires commerciaux afin que ceux-ci puisent vous envoyer des offres promotionnelles, éventuellement sur base de votre profil marketing.

Transfert de données en dehors de l’Union Européenne

Actuellement, il n’est pas prévu que vos données soient transmises en dehors de l’Union Européenne.

Si vos données devaient être transférées en dehors de l’espace économique européen ou en dehors de l’Union européenne, nous veillerions particulièrement à la protection de vos données personnelles conformément aux obligations de la règlementation sur la vie privée et aux obligations contractuelles spécifiques de la présente politique sur la vie privée.

6.     Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données sont conservées 10 ans après la dernière prestation et ce pour des raisons légales, comptables ou fiscales.

Les données matérielles pouvant être détruites le sont, et celle devant faire partie d’un archivage, ont un accès limités.

Certaines informations peuvent être conservées comme preuve juridique dans le cadre d’un litige.

7.    Comment protégeons-nous vos données ?

Vos données sont traitées de façon confidentielle.

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité de celles-ci. Notre personnel ayant accès à vos données est sensibilisé au fait qu’il traite des données protégées par la loi et son accès aux données est limité à ce qui est nécessaire pour s’acquitter correctement de ses tâches.

8.    Quels sont vos droits ? Comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la règlementation vie privée, vous disposez d’un droit d’accès à vos données. Vous avez également le droit de correction de vos données, c’est-à-dire de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.

Vous avez également le droit de demander à être oublié dans les cas énumérés par la loi.

En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données jusqu’à ce que la contestation soit résolue.

Enfin, vous disposez du droit à la portabilité de vos données. Dans ce cas, nous les transférerons au destinataire de votre choix.

Pour exercer ces droits :

Vous devez nous adresser une demande écrite, accompagnée d’une preuve de votre identité, à l’adresse suivante : KEYMOLEN AGRI SA - Route de Bruxelles, 47 à 1430 Rebecq ou à l’adresse email suivante : sophie@keymolen-agri.com

Votre demande sera traitée dans les 30 jours, à partir du moment où nous serons en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.

Vous disposez également toujours d’un recours auprès de la Commission pour la protection de la Vie privée à l’adresse commission@privacycommission.be